Подготовка ответа на обращение граждан организацией, получившей письмо, происходит в несколько этапов:

• Определяется порядок разрешения вопроса;
• Назначается ответственное за исполнение лицо;
• Устанавливаются исполнительные сроки;
• Осуществляется решение вопросов, зафиксированных в обращении;
• Формируется реплика, которая направляется заявителю.

Сроки ответа на обращение граждан могут не указываться в случаях, когда для них предусмотрен установленный типовой временной промежуток.

Согласно процедуре, в ответе на обращение не может быть больше одной резолюции. Исключение составляет детализация порядка исполнения, которая допускает наличие нескольких резолюций. Указания вышестоящего лица о процедурах исполнения обращений, их временных сроках, переносятся в регламентированную форму.

После решения вопросов, заявленных в обращении, формируется ответ. Согласно законодательству РФ, исполненным считается обращение, в котором разрешены все вопросы, указанные в обращении, приняты меры, защищающие права и интересы заявителя, обеспечена их реализация и восстановление. А ответ на письменное обращение оформлен должным образом.

Алгоритм ответа на обращение юридических лиц сходен с процедурой разрешения вопросов для физических лиц и несет различия в процессуальной форме подачи заявления. Письмо должно содержать следующие пункты:

• Полное наименование лица или организации, осуществляющей обращение;
• Само обращение, изложенное в понятной и доступной форме;
• Адрес, должность и подпись ответственного лица.

Если обращение содержит вопросы, требующие участия других органов, организация, в которую направлено письмо, перенаправляет копии обращения с указанием заявителю о месте, куда оно передано для исполнения.